1. Wie kann ein GP einen Makler als Objektherkunft eintragen, wenn dieser noch nicht in der DB vorhanden ist? GPs können ja keine Makler mehr anlegen.
Hier müssen wir je nach Phase unterscheiden:
Übergangsphase (Berater arbeiten noch auf der KDB):
- Berater können wie bislang Kunden- und Objektherkunft eintragen
Berater sind auf FinLink
- Hier wird es ebenfalls eine Möglichkeit geben, dass die Kunden-/ Objektherkunft eingetragen werden kann, da ansonsten unser bisheriges "Freie Makler mit Potenzial" nicht funktionieren würde. Wie die genaue Lösung aussieht, können wir im Moment noch nicht sagen, da das ein To-Do auf FinLink Seite ist
Für den Moment wichtig: Es ändert sich für die Berater erst einmal nichts. Ihr könnt weiterhin den Report "Freie Makler mit Potenzial" in der KDB einsehen. Sollte es sich wirklich um einen Makler handeln, der neu vom GP angelegt wurde, muss dieser im nächsten Schritt von euch in HubSpot unter Angabe der Company/ Broker ID eingetragen werden. (Werden wir heute etwas dazu sagen)
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2.Die App verlangt einfach eine 2-factor-Auth., man kann sich da für eine von vielen Varianten entscheiden. Habe mich für den Code per Outlook-App entschieden. Das hat dann geklappt.
die App verlangt einfach eine 2-factor-Auth., man kann sich da für eine von vielen Varianten entscheiden. Habe mich für den Code per Outlook-App entschieden. Das hat dann geklappt.
Nachzulesen im Artikel HubSpot Ersteinrichtung & Funktionalitäten
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3.Hallo, gibt es eine Möglichkeit seitens der IT, dass die Hubspot App direkt morgens geöffnet wir, ähnlich wie bei Personio über SSO, ich also das Icon direkt unten in der Leiste sehen kann und einfach anklicken kann? Danke!
Grundsätzlich bestimmt möglich, müsstest du dann bitte mit der IT abklären.
Meines Wissens nach bestünde die Möglichkeit mit einer Verknüpfung (Anheften an Taskleiste) & in den Autostart packen.
Nachzulesen im Artikel HubSpot Ersteinrichtung & Funktionalitäten
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4.Kann man die Follow-ups nicht taggenau bestimmen also Dropdown des Kalenders zB?
Doch, kann man.
Wenn du dir eine Aufgabe auf Wiedervorlage legen möchtest, scrolle beim "Aktivitätsdatum" ganz nach unten - unter "Benutzerdefiniertes Datum" öffnet sich ein Kalender. Hier kannst du deinen favorisierten Termin für die Erinnerung auswählen.
Nachzulesen im Artikel HubSpot Ersteinrichtung & Funktionalitäten
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5.Christine Frank: Bei mir steht noch test in Klammern - bei Nadya nicht: Globale Standardsignatur verwenden (test)
Es liegt an dem Testing im Vorfeld. Hat keine keine Auswirkung.
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6.Welche Nummer wird angerufen, wenn ein Makler angerufen wird?
Individuell auswählbar: Bei Klick auf Telefonzeichen die entsprechende Nummer auswählen
Nachzulesen im Artikel Telefonfunktion
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7.ok, ich frage einfach mal, auch wenn es für die anderen verwirrend ist, Frank Welsch-Lehmann: Ich habe eine Maklerin (Grey Immobilien Essen, Fr. Plass) angerufen über Hubspot. Ich habe weder Freizeichen noch Mailbox gehört. Ich habe Details zu dem Anruf ergänzt.
Sie hat mich dann zurückgerufen, der Anruf geht dann natürlich auf mein Handy, weil die Handynummer hinterlegt ist. Kann dieser Rückruf dann auch automatisch erfasst werden? Die "Anruf Protokollieren"-Funktion habe ich in der App eingeschaltet. Auch in meinen ios-Telefoneinstellung ist in den Einstellungen bei "Anrufe blockieren u. identifizieren" HubSpot aktiviert. Die Telefonnummer ist ebenfalls die im System hinterlegte.
Hier die Frage/ das Problem: Der Rückruf wird nicht automatisch erkannt und zugeordnet.
Das Thema ist noch in Bearbeitung. Es hat sich herausgestellt dass das Ganze kein HubSpot-Problem ist, sondern ein Problem mit eurem VPN. Meine Möglichkeiten dort einzugreifen sind begrenzt.
Bitte bedenke, dass du zwar aus HubSpot heraus Anrufe tätigen kannst - Rückrufe allerdings direkt auf deinem Handy landen.
Für die vollständige Übersicht in HubSpot macht es Sinn, diese manuell zu protokollieren. Wähle dazu im Kontakt "Anrufe" > "Anruf protokollieren" aus:
Nachzulesen im Artikel Telefonfunktion
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8. noch etwas: beim manuellen Protokollieren eines Anrufes fehlen mir im Drop-Down-Menü bei "Ergebnis" und "Typ" passende Optionen. Ich wollte mich bei der Maklerin "in Erinnerung" rufen, also unser klassisches "mal nachhaken, Fragen, ob ggf. Musterberechnung gewünscht ist für aktuelles Objekt etc.
Ja, da gehört es ja auch hin. Denn du willst ja in deinen Handy-Kontakten keine endlos lange Liste an neuen Kontakte bekommen.
In Hubspot kannst du das Ergebnis des Anrufs auswählen und im Freitextfeld individuelle Anmerkungen machen.
Nachzulesen im Artikel Telefonfunktion
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9.Gilt das nur für ausgehende Mails oder werden auch Mails gespeichert, die vom Makler an mich gehen? > Verlinkung auf Knowledge-Base - "Wie werden Mails in HubSpot getrackt?"
Interne Mailings werden nicht in Hubspot getrackt (bspw Partnermanagerin zu Filialleitung). Das liegt an den Einstellungen, dass die internen Domains ausgeschlosen werden, da nicht jede Mail in Hubspot getrackt werden soll.
Bitte die Nachrichten von euren GPs manuell in Hubspot speichern unter Kontakt -> E-Mail protokollieren.
Nachzulesen im Artikel E-Mail Tracking
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10.Franzi: Es gibt Maklerdatensätze, die von Unternehmen A deaktiviert aber auf Unternehmen B aktiviert ist. Wenn ich nun den Makler suche, erscheint der Kontakt dann 5x und ich muss wissen, welcher Kontakt aktiv ist?-> bald nachzulesen im Artikel Suchfunktion / Indexseite
-> Abstimmung Frank Donnerstag
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11.Alle: Partnerstatus (NUR Frei/Deaktiviert), Warum sind die die Laufenden & Schwebenden nicht im Status (in Bearbeitung) Beispiel Svenja
Nachzulesen im Artikel Partnerstatus
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12.Cornelia: Exit müsste aber manuell vergeben werden müssen, so wie ich das verstanden habe, wenn das Unternehmen nicht mehr existriert -> Klärung: Manuelle Anpassung doch nötig bei "Exit" oder wie ist der Workflow?
-> Abstimmung Frank Donnerstag
-> bald nachzulesen im Artikel Partnerstatus
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13.Nadya: Vertretungsrechte (PM fällt aus, FL,GP,VA muss übernehmen - was dann?) -> Nachgang -> wie gehen wir damit um
Aktuell könnt ihr euch nur als PMs gegenseitig vertreten. Es steht noch eine Businessentscheidung seitens Angelo & Benji aus, sobald wir eine Rückinfo haben, tragen wir es im Artikel nach.
Nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
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14.Lidia: Sichtrechte: Alle sind in dem Team H&R somit haben auch alle haben Sichtrechte auf alle Mails. Die Teams sind nicht nach Filialen aufgeteilt, sodass Filialteams nur Filialinfos sehen. Wer sieht was?
Aktuell können alle die Mails in Hubspot einsehen. Es betrifft ein übergeordnetes Rechteproblematik, die nicht aus diesem Projekt geklärt wird.
Nachzulesen im Artikel Sichtrechte
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15.Lässt sich die Info, wie lange die letzte ÜL her ist, in eine Hubspot Benachrichtigung zur Kontaktaufnahme triggern?
Aktuell nein. Wir nehmen es gerne als Optimierungspotenzial auf.
Aber du hast die Möglichkeit die aktuellen Überleitungen, die eingegangen sind auf deiner Indexseite zu sehen.
-> bald nachzulesen im Artikel Suchfunktion / Indexseite
Reminder: Optimierungspotential
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16.Wie kann ich mehrere Makler markieren, damit eine Email z.B. eine Einladung für ein Event an 50 Makler rausgeht? Ich also nur eine Email schreiben muss LG in die Runde
Nach aktuellem Wissensstand plant und versendet ihr Mails für Eventplanungen über EventKingdom. Dieser Prozess wird im Zuge dieses Projektes nicht verändert. Ihr könnt euch eine Kontaktliste in Hubspot zusammenstellen & diese exportieren. Notizen können weiterhin bei den jeweiligen Kontakten in Hubspot hinterlegt werden.
Nachzulesen im Artikel Eventplanung
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17.Lidia: Eventeinladungen (Wir werden morgen unsere Einladungen per Outlook versenden, es wäre aber für die Zukunft ein Thema.
Nach aktuellem Wissensstand plant und versendet ihr Mails für Eventplanungen über EventKingdom. Dieser Prozess wird im Zuge dieses Projektes nicht verändert. Ihr könnt euch eine Kontaktliste in Hubspot zusammenstellen & diese exportieren. Notizen können weiterhin bei den jeweiligen Kontakten in Hubspot hinterlegt werden.
Nachzulesen im Artikel Eventplanung
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18. Ich habe versucht, in meine Liste/ Ansicht für meine Unternehmen einen Filter für den GP einzubauen. Das funktioniert aktuell nicht wirklich gut, weil man nicht gut filtern kann, wenn mehrere Datensätze zugeordnet sind, siehe Screenshot:
Das ist aktuell nicht möglich.
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung
Reminder: Optimierungspotential
19.Gibt es schon eine Lösung für HubSpot bei Maklern mit gleicher E-Mailadresse? Manche Maklerunternehmen arbeiten nur mit einer (info@) Adresse für mehrere Makler
Ja, bitte legt euch eine Kontaktakte namens "Zentrale" an. Darüber könnt ihr dann Mailing versenden und den einzelnen Kontakten für die Dokumentation zuordnen.
Nachzulesen im Artikel Kontakt- & Unternehmensanlage
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20. Email Templates würde ich auch gerne anlegen, das wäre super.
Ja, das ist in HubSpot möglich.
Email Templates legst du direkt in HubSpot unter Einstellungen → Objekte → Marketing → E-Mail-Vorlagen an und kannst sie dort zentral verwalten und später beim Versand auswählen.
Nachzulesen im Artikel Vorlagen / Templates
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21. bekommen wir hier eine Rückmeldung, wenn wir die GPs in die Vereinbarung eintragen können? Weil aktuell kann ich keine Vereinbarung anlegen
Ja, bekommt ihr. Vereinbarungen kannst du aber auch ohne den GP anlegen.
Nachzulesen im Artikel Vereinbarungen & Deals
Reminder: Optimierungspotential
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22. Hallo zusammen, ich war gerade schockiert, wie langsam es bei Nadine läuft. Sie sagte, es ist bei anderen auch so. Könnte es am Lan/ W-Lan liegen? Im Büro arbeite ich mit LAN,-Kabel weil W-LAN bei uns viel langsamer ist. Vielleicht ist das eine Lösung für die, bei denen Hubspot so lange Ladezeiten hat.
Das ist ein IT Thema, welches Elke bei IT platziert hat. Bitte wendet euch an die IT.
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23. Könnt ihr bei Pipeline auch nur ein B2C Deal anlegen? Wir sollen ja B2B anlegen.
Bitte nutzt für die B2B Deal Anlage die "Vereinbarungen (B2B Deals)". Aus Sicherheitsgründen haben wir euch die Bearbeitungsrechte für "Deals" gesperrt. Hier werden automatisiert die Überleitungen eingespielt.
Nachzulesen im Artikel Vereinbarungen & Deals
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24. Gibt es noch die Möglichkeit, mehrere Unternehmen anzuklicken und diese in einem auf uns zu schlüsseln oder rmuss ich jeden einzelnen, nach und nach anklicken und bearbeiten?"
Ja, das geht sehr elegant. Einfach in der ersten Spalte die betroffenen Datensätze auswählen und dann in der oberen Aktivitätsleiste die Handlung auslösen.
Dieses Video erklärt, wie es geht.
https://www.loom.com/share/12d6b71de4b744cea4e3e45bccd5005b
Nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
----25. Wie hoch ist der Aufwand für die manuelle Nachpflege für "auf PM geschlüsselte Kontakte" & "auf GP geschlüsselte Kontakte"?
Wir haben Stichproben bei PMs gemacht die tendenziell viele & wenige Schlüsselungen haben. Schlussendlich lässt sich sagen, dass der Arbeitsaufwand keine Wochen beträgt, tendenziell je nach Umfang max 1-2 Tage. Die KollegInnen, die sehr viele Schlüsselungen für sich auch der GPs haben, können sich gerne in der Gruppe melden, eventuell können Kolleg:innen mit freier Kappa unterstützen.
Eine technische Lösung wäre aufwandsmäßig viel zu hoch & stünde in keinem Verhältnis.
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26.Wie gehen wir damit um, wenn ein Verkäufer mit mehreren GPs aus einer Filiale oder verschiedenen Filialen zusammenarbeitet?
Prinzipiell pro Verkäufer eine Vereinbarung: Makler A - GP A
Wenn nun mehrere GPs mit Makler A zusammenarbeiten, dann wird eine weitere Vereinbarung angelegt, um diese Beziehung darzustellen Makler A - GP B
Nachzulesen im Artikel Vereinbarungen & Deals
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27. Bianca: Wie stellen wir sicher, dass Vereinbarungen, Kontakte & Unternehmen nicht gelöscht werden? Gibt es weitere Daten, die nicht gelöscht&angepasst werden sollten? > Relevant für Reporting
-> Abstimmung Frank Donnerstag
-> bald nachzulesen im Artikel Datenqualität
Reminder: Optimierungspotential
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28. Übergangsphase Doppelpflege: Nach finalen Datenimport
Unternehmen und Kontakte müssen bis zum Zeitpunkt "Berater auf FinLink" zusätzlich in der KDB gepflegt werden. Bitte beachtet, dass ihr die Company- und Broker-ID, welche sich automatisch in der KDB generiert, in die Anlage der Unternehmen und Kontakte in HubSpot übertragt!
Sobald der Umzug stattgefunden hat, bekommt ihr eine Info, damit ihr das nicht mehr tun müsst.
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
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29.kann ich mir auf Aufgaben und Termin in Hubspot anlegen, die keinen direkten Kundenbezug haben? z.B. Internes Meeting; Teilnemer für Messe anschreiben; Neujahrsempfang etc?
Nein, bitte legt in HubSpot ausschließlich Termine und Aufgaben an, die einen direkten Bezug zu Eurem Maklergeschäft haben.
HubSpot ist bei uns als B2B-CRM aufgebaut und nicht als allgemeines Tool zur persönlichen Aufgabenorganisation gedacht.
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
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30.Guten Morgen, Frage zu Hubspot: Ich habe gesehen, dass in der Datenbank jetzt keine Aktivitäten mehr eingepflegt werden können. Jetzt habe ich den Fall wie folgt: Dahler Company Darmstadt ist in der DB auf meinen GP und mich geschlüsselt, in Hubspot aber als Standort noch mit Franzi Sinsel hinterlegt. Wie bekomme ich jetzt Dahler auf uns geschlüsselt, damit ich eine entsprechende Aktivität einpflegen kann? Auch wenn so eine Frage vielleicht schon mal da war. Danke und LG, Julia
Im 1:1 mit Projektteam geklärt
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31. Gutem Morgen, bei den Deals steht bei mir bei vielen Maklern oft "Max Mustermann", beim den gleichen Maklern tauchen diese in der KDB - Verknüpfte Finanzierungsmodelle- nicht auf.
Bis vor einem bestimmten Zeitpunkt wurden Datensätze in die KDB anonymisiert übertragen. Da man aber dennoch die Möglichkeit hatte diese Datensätze einzusehen, werden wir im Nachgang einen neuen Datenabzug importieren, welcher die anonymisierten Fälle überschreibt.
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32.Frage zu den Vereinbarungen: Besitzer der Vereinbarung bin immer ich (also die PM) und nicht der GP, korrekt? Der GP steht dann nur unter den Kontakten zusammen mit dem jeweiligen Verkäufer des Unternehmens und dem Unternehmen
Korrekt.
Nachzulesen im Artikel Vereinbarungen & Deals
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33. Wie ich kann ich mir Fragen auch selbst beantworten?
1. Hubspot Hilfe & KI Assistent
Über der den Assistent habt ihr die Möglichkeit auch Fragen rund um Hubspot zu nutzen.
2. Google/ ChatGPT
3. Circleback
Circleback bietet soohl die Möglichkeit,sich das Transkript, als auch die Aufnahme anzusehen. Die Links habt ihr per Mail erhalten & findet sie hier:
Onboarding PM - Termin 5: HubSpot Vertiefung II
Onboarding PM - Termin 4: HubSpot Vertiefung I
Onboarding PM - Termin 3: PowerBI Intro
Onboarding PM - Termin 2: HubSpot Intro
Onboarding PM - Termin 1: Kick-Off
Im Transkript gibt es eine Suchfunktion.
Außerdem gibt es eine weitere Funktion, die für euch hilfreich sein könnte, wenn ihr auf das Circleback Protokoll zurückgreifen wollt aber keine Lust habt es komplett zu lesen oder noch mal die Aufzeichnung anzusehen -> KI Assistant
Ich habe es an dem Beispiel von Elke gemacht:
- Geht auf die Circleback Mail
2. Öffnet "View full meeting"
3. Stellt eure Frage im KI-Assistant:
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
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33.Logos: Nicht alle Logos wurden übertragen, interessanterweise ist bei deaktivierten Datensätzen in HubSpot ein Logo zu sehen, obwohl in der KDB keines ist, in meinem aktiven/in Arbeit Makler ist in der KDB ein Logo, ab er in HupSpot nicht. Zieht sich HubSpot die Logos aus dem Internet? Kann ich manuell ein Logo ergänzen?Domain: auch diese wurde wie das Logo nicht beim aktiven/ "in Arbeit" Unternehmensdatensatz übertragen, obwohl sie in der KDB eingetragen ist. Beispiel zum Logo und Domain: Thomas Sinnig Immobilien in Esse
Logos zieht sich HubSpot automatisch aus der Website-URL. genau gesagt ist es immer das sog. FavIcon. Wir können das manuell gar nicht ersetzen oder bearbeiten.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- und Unternehmensanlage
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34.Können Bilder bei den Maklern hinterlegt werden? (Nicht Logos, sondern Bilder von Personen)
Nein.
Reminder: Optimierungspotential
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35.Noch ein kleiner "Bug" in den Daten: Die Regionen sind zum Teil fehlerhaft, hier zwei Beispiele
Oberhausen liegt in NRW/ Deutschland, aber nicht in Baden-Wuerttemberg
Essen liegt in Deutschland, nicht in England:
ist immer dann, wenn die Unternehmen DE-weit oder global tätig sind und die Unternehmens-URL angegeben ist...Hauptsitz Arsatec ist in England, von der Württembergischen ist es BW. Kann man das vielleicht beim Datentransfer ändern/ anders einstellen? Oder wir merken es uns einfach, dass Region und Land für uns nicht relevant ist 
(> Gibt es einen Workflow, der aufgrund der URL automatisch den Ort hinterlegt?)
Im 1:1 mit Projektteam geklärt
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36.Ich finde es nicht so schön, dass man bei den Vereinbarungen nicht direkt den auch den GP sieht. Vielleicht als Tipp, dass man die Vereinbarung so benennt, dass der GP-Name und der Name des Maklers drin stehen?
Bleibt MaklerConnect bestehen und soll hier zusätzlich der GP eingetragen werden zukünftig, oder sollen die Vereinbarung Makler Connect ersetzen?
Die Vereinbarungen werden automatisch über Nacht in der korrekten Formatierung benannt, sodass der GP ebenfalls ersichtlich ist. Das ist bereits umgesetzt.
Format: B2B-VE I Jahr.Monat I Unternehmensname I Verkäufer:in I GP
MaklerConnect hat keine Relevanz mehr. Es muss an dieser Stelle nichts eingetragen werden. Wird zu einem bestimmten Zeitpunkt von uns entfernt. Vereinbarungen ersetzen ab sofort MaklerConnect.
Nachzulesen im Artikel Vereinbarungen & Deals
Reminder: Optimierungspotential
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37.noch etwas: ich habe festgestellt, dass bei mehreren Datensätzen die Domaine nur einmal übernommen wird, dies leider oft bei einem der deaktivierten Unternehmen und nicht immer bei dem "in Arbeit". Dies kann man vermutlich nicht ändern, richtig?
Eine Domaine kann grundsätzlich mehrmals eingetragen werden, wenn auch unpraktisch. Aktuell lohnt es sich nicht, dies systemisch umzusetzen. Das Problem wird durch das Zusammenführen von Duplikaten in naher Zukunft und damit verbunden dem Auflösen der deaktivierten Datensätze, automatisch gelöst werden.
Nachzulesen im Artikel Kontakt- & Unternehmensanlage
Reminder: Optimierungspotential
38.Könnten wir mal schriftlich die genauen Definitionen bekommen zu Lead, Vereinbarungen, Deals ectl. - sprich wann etwas greift? Das würde mir helfen, wenn ich das am Anfang immer nach lesen könnte anstatt mir 1 Stunde Video nochmals anzusehen. DANKE!
-> bald nachzulesen im Artikel Begriffe & Definitionen
39.ich kann keinen Kontakt hinzufügen in der Lead-Übersicht, also der Lead 'Indexseite > Thema Indexseite erklären
Lead-Indexseite ist für Leads, nicht allgemeinenKontakten.
Nachzulesen im Artikel Kontakt- und Unternehmensanlage
40.wie kann ich es "meinen Kontakten" so einstellen, dass die Kontakte aller Unternehmen, für die ich als zuständiger Mitarbeiter eingetragen bin, hier angezeigt werden? Aktuell sehe ich nur die Kontakte von Unternehmen, die ich selbst neu angelegt habe
Ihr müsst euch selbst als zuständige Mitarbeiterin eintragen/schlüsseln.
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen / Business-Entscheidung / Übergangsphase
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41.Was spricht was dagegen, dafür einen Workflow zu definieren? Wenn der zust. MA bei Unternehmen sich ändert, dann auch alle verbundenen Kontakte auf diesen MA als zust. MA ändern? Darf das wirklich in allen Fällen so passieren?
Es gibt zu viele Edge-Cases, die berücksichtigt werden müssten, deshalb ist ein Workflow an dieser Stelle nicht sinnvoll.
Es gibt aber die Möglichkeit, viele Objekte (in diesem Fall Kontakte) auf einmal zu bearbeiten, sodass man bspw. die Schlüsselung vieler Kontakte mit wenigen Klicks durchführen kann. Hierzu gibt es eine Video-Anleitung.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- und Unternehmensanlage
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!!!!!!AB HIER NICHT MEHR KATEGORISIERT GEMEINSAM; NUR JANINA ALLEINE!!!!!!!!
42. Warum nutzt man keine Mailadresse über das Unternehmen?
Ein Unternehmen ist keine natürliche Person und kann daher keine Datenschutz- oder Werbeeinwilligung erteilen.
Entsprechende Einwilligungen müssen immer auf Kontaktebene (natürliche Person) erfolgen. Eine Korrespondenz ist daher ausschließlich über Kontakte zulässig.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- und Unternehmensanlage
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43. Das Drop-Down-Menü bei den Kontakten passt nicht. Bei den Maklerkontakten werden mir nur H&R-Jobtitel angezeigt (Z.B. Partnermanager, Filialleiter) und nicht Geschäftsführer, Makler/ Verkäufer. Es ist mir aufgefallen, als ich den Geschäftsführer von Pro Casa Immobilien GmbH, Christian Kirchholtes, und die Maklerin/Mitarbeiterin/ Verkäuferin Ulrike Hornickel, entsprechend kennzeichnen wollte.
ich wollte es mit diesem Drop-Down Menü anpassen: ( beim Erstellen des Screenshots verschwindet das Menü):,
auch über das Unternehmen kommt das gleiche (an dieser STelle falsche) Drop-Down Menü:
Im Zuordnungslabel für Partner wird nicht angegeben, welche Jobbezeichnung ein Kontakt hat. Das Zuordnungslabel hat an dieser Stelle einen anderen Zweck.
Um die Rolle/Jobbezeichnung der Person im Kontakt in HubSpot anzugeben, verwende das Feld "Position (Partner)" im jeweiligen Kontakt. Hier stehen dir zahlreiche Optionen im Drop-down-Menü zur Verfügung.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- und Unternehmensanlage
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44.kann ich eine E-Mail aus Outlook nachträglich protokollieren, bei der mich ein GP (Christian Vollmann) in BCC mitankopiert hat? ich bekomme hier nur Christians Kontaktprofil, aber nicht das des Empfängers der E-Mail (info@boksteen) angezeigt und Ich habe glaube ich den Fehler gefunden, die E-Mail (info@boksteen.de) ist in HubSpot nicht mit Hr. Haferkamp und auch nicht mit dem Unternehmen verknüpft. Kann ich die E-Mail manuell dem Kontakt Sven Haferkamp oder dem Unternehmen Boksteen & Friends zuordnen?
Ja, das ist grundsätzlich möglich – allerdings mit Einschränkungen.
Wenn Du bei einer E-Mail nur als BCC eingebunden warst, kann HubSpot die E-Mail technisch nur den Kontakten zuordnen, deren E-Mail-Adressen im System bereits bekannt und verknüpft sind.
Da die Adresse aktuell weder einem Kontakt (z. B. Sven Haferkamp) noch dem Unternehmen Boksteen & Friends zugeordnet ist, erfolgt keine automatische Verknüpfung.
So kannst Du vorgehen:
-
Hinterlege die E-Mail-Adresse manuell im entsprechenden Kontakt-Datensatz
-
Anschließend kannst Du die E-Mail manuell dem Kontakt bzw. dem Unternehmen zuordnen.
Nachzulesen im Artikel E-Mail Tracking
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45.Guten Morgen, ich möchte in HubSpot menie Makler nach GPs selektieren. Wie funktioniert das? Danke
Das ist im Moment nicht möglich. Hierfür müsst ihr zunächst die Vereinbarungen (Schlüsselungen) in HubSpot anlegen.
Wir haben die Anregung aber für mögliches Optimierungspotential registriert.
-> bald nachzulesen im Artikel Suchfunktion/ Indexseite
Reminder: Optimierungspotential
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46. Hallo Frank,mir ist aufgefallen, dass in den Vereinbarungen die Verkäuferkontakte unterschiedlich angezeigt werden:
Wenn sie auf Bianca geschlüsselt sind, erscheint der Name – wenn sie auf mich geschlüsselt sind, wird lediglich ein „XX XX“ angezeigt.
Die Logik dahinter ist für mich nicht ganz nachvollziehbar.
Könntest du uns bitte sagen, wie die Kontakte korrekt hinterlegt werden sollen, damit die Verkäufer sauber angezeigt werden?
Danke dir!
Die Benennung der Vereinbarungen korrigiert bzw. aktualisiert sich automatisch über Nacht im korrekten Format. Wenn euch "xx xx" angezeigt wird, dann fehlt die entsprechende Angabe in der Vereinbarung - es wurde bspw. kein Kontakt angegeben oder das Startdatum der Betreuung fehlt.
-> bald nachzulesen im Artikel Vereinbarungen
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47. ich kann die info.qboksteen.de nicht hinterlegen, weil diese Adresse schon einem anderen Kontakt zugeordnet ist, allerdings kann ich nicht sehen oder mir anzeigen lassen, zu welchem Kontakt.
Frank hat den Link zu dem Kontakt gesendet.
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48. Hallo Frank, ich wollte den Makler Bode & Mai Immobilien mit Daten versehen - nur leider kommt dieser nicht hoch. Kannst Du mir sagen, woran das liegen könnte?
Du hast (wohl aus Versehen) den Partner dem 'zust MA' Jonathan Gunt zugeweisen. Jonathan ist nicht Teil des Teams, daher darfst du ihn nicht sehen. Wurde wieder angepasst, so dass der Kontakt wieder ersichtlich ist.
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49.Was machen wir mit Kontakten, die nicht mehr in dem Maklerunternehmen tätig sind? Gibt es eine Kennung, die wir hinterlegen können, dass der Kontakt nicht mehr aktiv ist oder soll er dann gelöscht werden? (Extern!)
Kontakte werden nicht gelöscht, da diese relevant für Reports sind. Bitte tragt in den Namen des Kontakt vorläufig "nicht mehr zuständig ein". Wir nehmen es als Optimierungspotenzial mit.
In Kürze wird das Zuordnungslabel "Ausgeschieden" umgesetzt, welches ihr bei nicht mehr im Makler-Unternehmen aktiven Kontakten auswählen könnt.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- & Unternehmensanlage
Reminder: Optimierungspotential
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50. Gibt es eine Möglichkeit unsere Signatur bei eMails in HubSpot automatisch zu hinterlegen?
Ja, wir werden dafür den HubSpot Signaturgenerator einsetzen.
-> Siehe "Signatur für E-Mails in Outlook und HubSpot erstellen"
Reminder: Optimierungspotential
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51.Ich finde den Absatz mit deiner Frage Wie du bei vielen Kontakten auf einmal den zuständigen Mitarbeiter ändern kannst nicht mehr.
Ihr könnt die Suchfunktion in Teams nutzen.
Hier die Anleitung für die Antwort deiner Frage:
https://www.loom.com/share/97e2370de2ea40ee89c4ae46a129ab0f
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52. Hallo ab wann hat ein GP Zugriff (Leserecht) auf HubSpot?
Wenn wir mit dem Partnermanagement-Onboarding durch sind & die GPs zum Partnermanagement Prozess informieren.
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53.Frage zu HubSpot: Wie binde ich ein Makler Logo ein oder mache ich das aktuell noch in der Datenbank? Danke
Logos zieht sich HubSpot automatisch aus der Website-URL. genau gesagt ist es immer das sog. FavIcon. Wir können das manuell gar nicht ersetzen oder bearbeiten.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- & Unternehmensanlage
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Der Code wird Dir automatisch über einen der folgenden Wege bereitgestellt:
-
per E-Mail an Deine Arbeitsadresse
-
oder über die SSO-/Authentifizierungs-App (z. B. Microsoft Authenticator), sofern bei Dir eingerichtet
-> bald nachzulesen im Artikel HubSpot Ersteinrichtung & Funktionalitäten
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55.wieso sollenwir die Nummer nicht portieren? Ich hätte das bevorzugt.
Technisch nicht möglich.
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56.Bernd bittet, seinen Account freizuschalten. Vielen Dank vorab.
Bernd muss sich selber bei uns melden.
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57.Wenn man über die Hubspot App anrufen würde übers Handy. Geht das dann über die Telefonnummer oder über Teams. Ich habe zwei Sim Karten somit 2 Telefonnummern auf dem Handy.
Entscheide dich für eine Telefonnummer.
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58.Wir (Oldenburg) haben Makler, die nun, der Postleitzahl nach, Bremen zugeordnet sind. Kann man das ändern?
Ja, wenn ihr es mit eurer Regionalleitung, Angelo & Benji klärt. Dann bitte Ticket stellen.
-> bald nachzulesen im Artikel Allgemeine Themen/ Businessentscheidung/ Übergangsphase
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59.wenn hubspot anhand der Aktivitäten anzeigt wie lang der letzte Kontakt zum jeweiligen Maklerhaus her ist, sollten wir Gespräche oder Notizen mit Kollegen über einen Makler nicht in Hubspot sondern ausschließlich per Outlook machen, oder? Ansonsten werden Notizen hinterlegt, die Hubspot als Aktivität mit dem Makler erfasst, obwohl das nicht der Fall ist. Liege ich da richtig?Wenn ein Austausch mit Kolleg:innen die Maklerbeziehung betrifft (z. B. Informationen, Abstimmungen oder Erkenntnisse, die Einfluss auf das weitere Vorgehen mit dem GP haben), sollte dieser als Notiz in HubSpot dokumentiert werden. Auch interne Informationen können relevant sein, da sie häufig ein konkretes Doing oder eine Folgeaktivität auslösen.
Reine interne Abstimmungen ohne Relevanz für die Maklerbeziehung (z. B. organisatorische Themen oder persönliche To-dos) sollten hingegen nicht in HubSpot erfasst werden, da sie sonst die Aktivitätsanzeige verfälschen.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontakt- & Unternehmensanlage
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60.Elke: aber wie ist dann der Workaround bei den Vereinbarungen, wenn mehrere Makler in einem Unternehmen, die auch Überleiten, und nur mit der Info@ arbeiten... (ist bei unserem besten Makler der Fall)
Bitte legt euch eine Kontaktakte namens "Zentrale" an. Darüber könnt ihr dann Mailing versenden und den einzelnen Kontakten für die Dokumentation zuordnen.
-> bald nachzulesen im Artikel Kontaktanlage
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61.Lidia: Wird unsere Signatur automatisch hinterlegt, wenn wir eine E-Mail über Hubspot schreiben oder müssen wir dies manuell eingeben?
Ist hinterlegt.
-> bald nachzulesen im Artikel Signaturen
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62.Katharina: Wird die E-Mail aus Hubspot auch mit Foto versendet, gleich wie im Outlook?
Aktuell nicht, da keine HTML Signatur hinterlegt ist.
-> bald nachzulesen im Artikel Signaturen
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63.Elke: ich finde die THemen, die für heute auf der Agenda standen und die wir nicht mehr geschafft haben (Partnerkosten, Datensätze zusammenführen und klonen (Datenhygiene), Zuordnungen und Zuordnungslabel) auch wichtig, wann besprechen wir das?
Nehmen wir in die Q&A Sessions auf. Konnten wir aus Zeitgründen nicht mehr besprechen.
-> bald nachzulesen im Artikel Datenqualität
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64.Christine: Wegen der PLZ: bei allen neu angelegten Unternehmen wird bei mir IMMER die PLZ verschluckt im ersten Anlauf. Ich muss diese IMMER manuell im zweiten Anlauf nachtragen. Ich kann die Aussage von meinen Kolleginnen bestätigen. Habe eben extra doppelt bei der Anlage darauf geachtet.
Antwort Frank: Problem verstanden.
Das Problem liegt darin, dass wir zurzeit zwei Felder mit der Bezeichnung Postleitzahl im HubSpot-System vorfinden. Wir werden nach einer grundsätzlichen Lösung suchen.
Für die Zwischenzeit habe ich das Feld PLZ in die Erfassungsmaske mit hinzugefügt und es ist sichtbar, im dem Augenblick, wenn wir als Marke Hüttig und Rompf auswählen.
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65. Wie kann ich im Hubspot eine Aufgabe in dem Sales Workspace und im Unternehmen/beim Makler als erledigt markieren kann?