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E-Mail Tracking

Hier erfährst du, wie E-Mails automatisch in HubSpot getrackt werden und wie du E-Mails manuell in HubSpot erfassen kannst.

Grundsätzlich ist es sehr hilfreich, dass Mailverkehr mit Kontakten in HubSpot getrackt wird, damit unsere Kolleginnen und Kollegen nachvollziehen können, was in der Vergangenheit passiert ist und was bereits besprochen wurde. Das kann insbesondere bei Krankheit oder Urlaubsvertretung praktisch sein. 

 

Automatisches Tracking

Damit Mails automatisch getrackt werden können, muss das entsprechende Add-In in Outlook aktiviert sein. Wie das funktioniert, wird dir in diesem Artikel erklärt.

Interne Mails - bspw. zwischen einem/r Partnermanager*in und einem/r Filialleiter*in können nicht getrackt werden.


Manuelles Tracking

Sollte eine E-Mail nicht automatisch getrackt worden sein, hast du die Möglichkeit, diese manuell in HubSpot zu erfassen.

  1. Öffne die E-Mail, die du protokollieren möchtest, in deinem Mail-Eingang. Im rechten Bereich siehst du das HubSpot-Add-In.

  2. Klicke im HubSpot-Add-In auf "E-Mail in HubSpot protokollieren".

  3. Nun kannst du diese E-Mail verschiedenen Objekten (bspw. einem Kontakt und einem Unternehmen) zuordnen. 
    Dazu suchst du nach dem jeweiligen Objekt und wählst dieses aus.
    In diesem Beispiel wird die E-Mail dem Unternehmen "EcoLoft Gruppe AG" sowie dem Kontakt "Maurice Olivier" zugeordnet. 
  4. Die Zuordnung muss durch Klick auf "Speichern" bestätigt werden.
    Anschließend wird dir die E-Mail in HubSpot angezeigt:

Wie oben bereits beschrieben, kannst du interne Mitarbeiter - wie zum Beispiel GPs - nicht auswählen um E-Mails zu protokollieren. 

Um die E-Mail dem GP dennoch verfügbar zu machen, kannst du sie an der entsprechenden "Vereinbarung" protokollieren.

Ein vollständiges Video, in dem das manuelle Erfassen von E-Mails Schritt für Schritt erklärt wird, findest du hier. 

 

Aktivität manuell in HubSpot protokollieren

Du hast die Möglichkeit, E-Mails auch ohne die Nutzung des Outlook-Add-Ins in HubSpot zu protokollieren - diese Methode ist allerdings ein wenig zeitaufwändiger.

  1. Öffne die E-Mail, die du protokollieren möchtest, in deinem Mail-Eingang und kopiere den relevanten Inhalt.

  2. Öffne dir den Kontakt, bei dem du die E-Mail protokollieren möchtest, in HubSpot.
  3. Wähle unter Aktivitäten die Option "E-Mails" und dann "E-Mail protokollieren" aus:
  4. In dem erscheinenden Pop-Up kannst du durch erfassen von Datum und Inhalt die E-Mail die relevanten Infos hinterlegen und mit Klick auf "E-Mail protokollieren" bestätigen.