1. Nachrichtenvorlagen-Tool im System öffnen 0:00
- Melden Sie sich im System mit Ihrem Benutzerkonto an.
- Nutzen Sie die Suchfunktion und suchen Sie nach „Nachrichtenvorlagen“.
- Öffnen Sie das gefundene Nachrichtenvorlagen-Tool.
2. Alternativen Pfad über den CRM-Bereich nutzen und als Lesezeichen speichern 0:16
- Falls Sie das Tool nicht über die Suche öffnen möchten, gehen Sie in den Bereich CRM.
- Scrollen Sie dort ganz nach unten zu Nachrichtenvorlagen.
- Legen Sie sich den Bereich als Lesezeichen an, damit Sie ihn künftig schneller finden.
3. Den richtigen Ordner auswählen und eine neue Vorlage anlegen 0:26
- Wechseln Sie in den Bereich Nachrichtenvorlagen.
- Wählen Sie den Ordner Hüttich & Rompf aus.
- Beachten Sie: Innerhalb dieses Ordners können keine weiteren Unterordner erstellt werden.
- Erstellen Sie stattdessen direkt eine neue Vorlage über „komplett neu“.
- Beginnen Sie anschließend mit dem Aufbau der Vorlage.
4. Vorlage mit vorhandenen Bausteinen und Inhalten befüllen 0:43
- Nutzen Sie vorhandene Vorlagen als Ausgangspunkt, um schneller zu starten.
- Tragen Sie den Vorlagennamen und den Betreff ein.
- Ergänzen Sie den eigentlichen Nachrichtentext.
- Fügen Sie bei Bedarf Tokens ein, um dynamische Inhalte zu verwenden.
- Verwenden Sie vorbereitete Snippets wie z. B. eine Wegbeschreibung oder andere verfügbare Textbausteine.
5. Vorlage speichern und eigene Vorlagen gezielt anzeigen 1:11
- Speichern Sie die neu erstellte oder bearbeitete Vorlage.
- Wenn Sie nur Ihre eigenen Vorlagen sehen möchten, setzen Sie den Filter auf „zuständig“.
- Wählen Sie sich selbst als zuständigen Mitarbeiter aus.
- Dadurch werden nur die Vorlagen angezeigt, die Ihnen persönlich zugeordnet sind.
6. Vorlagen strukturiert organisieren und verwalten 1:29
- Nutzen Sie die vorhandenen Filter und Ordner, um Vorlagen übersichtlich zu organisieren.
- Prüfen Sie regelmäßig, ob Vorlagen korrekt zugeordnet und auffindbar sind.
- Arbeiten Sie nach dem gleichen Schema, damit das Vorlagen-Management im Team einheitlich bleibt.
Cautionary Notes
- Innerhalb des Ordners Hüttich & Rompf können keine Unterordner angelegt werden.
- Achten Sie darauf, dass Vorlagenname, Betreff und Inhalt korrekt und vollständig gepflegt sind.
- Prüfen Sie vor dem Speichern, ob eingefügte Tokens und Snippets an der richtigen Stelle stehen.
- Wenn Sie nur Ihre eigenen Vorlagen sehen möchten, muss der Filter „zuständig“ korrekt gesetzt sein.
Tips for Efficiency
- Speichern Sie den Bereich Nachrichtenvorlagen als Lesezeichen, um schneller darauf zuzugreifen.
- Nutzen Sie vorhandene Vorlagen und Snippets als Vorlage, statt Inhalte jedes Mal neu zu schreiben.
- Verwenden Sie Tokens für wiederkehrende dynamische Inhalte, um Zeit zu sparen.
- Filtern Sie direkt nach zuständig, wenn Sie nur Ihre eigenen Vorlagen bearbeiten möchten.