Kontaktliste für Event-Einladungen erstellen, als statisches Segment speichern und exportieren

1. Kontaktliste vorbereiten und relevante Spalten einblenden 0:11

Öffne die Kontaktindex-Seite im CRM.
Blende die Spalten ein, die für die Event-Auswahl wichtig sind, z. B.:
- Zuordnung des Kontakts zum Unternehmen
- Vereinbarungen des Kontakts
Prüfe damit direkt:
- zu welchem Unternehmen ein Kontakt gehört
- ob für den Kontakt bereits eine Vereinbarung angelegt wurde
Nutze diese Ansicht, um die Kontakte gezielt für die Event-Einladung vorzuselektieren.

2. Zuständige Person auswählen und Kontakte für das Event markieren 0:44

Wähle die zuständige Mitarbeiterin bzw. den zuständigen Mitarbeiter aus, der die Kontaktliste zusammenstellt.
Markiere die Kontakte, die zum Event eingeladen werden sollen.
Achte darauf, dass die Auswahl fachlich sinnvoll ist, z. B. Kontakte:
- mit bestehender Vereinbarung
- ohne bestehende Vereinbarung
- oder nach anderen internen Auswahlkriterien
Sobald die gewünschten Kontakte markiert sind, fahre mit dem Hinzufügen zu einem Segment fort.

3. Neues statisches Segment anlegen 1:09

Wähle die Funktion „Zu einem statischen Segment hinzufügen“.
Falls noch kein passendes Segment existiert, lege ein neues statisches Segment an.
Vergib einen eindeutigen und verständlichen Namen für das Segment.
Beispiel für einen Namen:
- Maklerfrühstück Einladungsliste 08/2026 Teilnehmer
Bestätige die Erstellung des Segments.
Die ausgewählten Kontakte werden dadurch in die neue Liste übernommen.

4. Weitere Kontakte später zum bestehenden Segment hinzufügen 1:44

Wenn später weitere Kontakte eingeladen werden sollen, markiere diese ebenfalls in der Kontaktliste.
Wähle erneut „Zu einem statischen Segment hinzufügen“.
Dieses Mal das bereits vorhandene Segment auswählen, z. B. die Maklerfrühstück Einladungsliste.
Bestätige das Hinzufügen.
Dadurch wird die bestehende Einladungsliste erweitert, ohne ein neues Segment anlegen zu müssen.

5. Statisches Segment im CRM wiederfinden und prüfen 2:04

Navigiere im CRM zu CRM > Segmente.
Öffne dort Meine Segmente.
Suche das gewünschte Segment, z. B. Maklerfrühstück.
Prüfe die Listengröße, um zu sehen, wie viele Kontakte enthalten sind.
Öffne das Segment, um die enthaltenen Kontakte zu kontrollieren.
Beachte: Ein statisches Segment enthält Kontakte direkt und nicht über Filterregeln.

6. Kontakte bei Bedarf aus dem statischen Segment entfernen 2:27

Wenn einzelne Kontakte nicht mehr eingeladen werden sollen, öffne das statische Segment.
Wähle die Funktion „Von statischem Segment entfernen“.
Entferne nur die Kontakte, die nicht mehr in der Einladungsliste bleiben sollen.
Prüfe danach die Liste erneut, damit nur die gewünschten Kontakte enthalten sind.

7. Segment für ein externes Tool exportieren 2:33

Wenn die Kontaktliste an ein externes Tool übergeben werden soll, wähle „Event Segments exportieren“.
Entscheide, welche Spalten/Felder exportiert werden sollen.
Wähle nur die Felder aus, die das externe System benötigt, z. B.:
- Name
- E-Mail
- weitere relevante Kontaktdaten
Felder, die nicht benötigt werden, können abgewählt werden, z. B.:
- Leadstatus
- Marketing-Contractors
Starte anschließend den Export als Excel-Datei.
Übergib die exportierte Datei an das externe System, z. B. Event Kingdom.

8. Prozess abschließen und Ergebnis dokumentieren 3:17

Stelle sicher, dass:
- die Kontakte korrekt ausgewählt wurden
- das statische Segment vollständig ist
- der Export erfolgreich erstellt wurde
Dokumentiere bei Bedarf den Namen des Segments und den Exportzeitpunkt.
Nutze die exportierte Liste für die Event-Einladung im externen Tool.

Statisches Segment bedeutet: Kontakte werden manuell hinzugefügt und nicht automatisch über Filter aktualisiert.
Prüfe vor dem Export sorgfältig, ob nur die gewünschten Kontakte im Segment enthalten sind.
Achte darauf, beim Export nur die Felder auszuwählen, die das externe Tool tatsächlich benötigt.
Wenn Kontakte später entfernt werden müssen, geschieht das manuell aus dem statischen Segment.
Verwende einen klaren und eindeutigen Segmentnamen, damit die Liste später leicht wiedergefunden wird.

Lege die Kontaktübersicht so an, dass die wichtigsten Spalten direkt sichtbar sind, bevor du mit der Auswahl beginnst.
Verwende ein einheitliches Namensschema für Segmente, z. B. Eventname + Datum + Zweck.
Ergänze neue Kontakte immer im bestehenden Segment, statt unnötig neue Listen anzulegen.
Exportiere nur die wirklich benötigten Felder, um die Datei schlank und übersichtlich zu halten.
Prüfe die Listengröße vor dem Export, um versehentliche Fehlzuordnungen früh zu erkennen.